Voor werkgevers
Overstappen van arbodienst
Overstappen van arbodienst betekent dat de werkgever het contract met de huidige arbodienst beëindigt en de bedrijfsarts en de verzuimbegeleiding elders onderbrengt. Lopende verzuimdossiers gaan mee: de termijnen van de Wet verbetering poortwachter lopen door, de werkgever geeft het re-integratiedossier aan de nieuwe partij en de oude bedrijfsarts draagt de medische gegevens rechtstreeks over aan de nieuwe bedrijfsarts. Wanneer het contract kan worden opgezegd, staat in het contract zelf.
Eerste ziektedag
bepaalt de termijnen, ook na een overstap
Bedrijfsarts
draagt medische gegevens over aan bedrijfsarts
24 uur
tot de koppeling aan een nieuwe bedrijfsarts
475 euro
scan van het poortwachtersdossier, exclusief btw
Onder meer ingeschakeld door
AIDS Healthcare Foundation
FH Infra
Kinderopvang De Wielenweide
Horecagroep Limburg
WRZ Service
Black Pepper Grill
Artventura
Life’s a peach
MMT Transport
Chamayre’s Touch
Overstappen van arbodienst: de korte antwoorden
Kan een werkgever overstappen van arbodienst met een lopend verzuimdossier?
Ja. De termijnen van de Wet verbetering poortwachter lopen door vanaf de eerste ziektedag, de werkgever geeft het re-integratiedossier aan de nieuwe partij en de nieuwe bedrijfsarts krijgt de noodzakelijke medische gegevens van de vorige. De nieuwe arts moet klaarstaan voor de eerstvolgende termijn.
Wat gebeurt er met het medisch dossier bij een overstap van arbodienst?
De oude bedrijfsarts draagt de medische gegevens die nodig zijn voor de begeleiding rechtstreeks over aan de nieuwe bedrijfsarts. De werkgever ziet die gegevens niet en stuurt ze ook niet zelf door.
Is toestemming van de werknemer nodig voor de overdracht van het medisch dossier?
Heeft een ondernemingsraad ingestemd met de overstap, dan volstaat het dat de werknemer vooraf wordt geïnformeerd en bezwaar kan maken. Zonder die instemming, ook als er geen ondernemingsraad is, is uitdrukkelijke toestemming nodig, meestal een ondertekende machtiging.
Wanneer kan een werkgever het contract met de arbodienst opzeggen?
Dat staat in het contract met de arbodienst, samen met de looptijd en de manier van opzeggen. De werkgever zoekt die datum daarom als eerste op: vanaf dan neemt de nieuwe bedrijfsarts het werk over.
Wat doet een werkgever als de arbodienst niet reageert?
De werkgever blijft verantwoordelijk voor de termijnen en kan zich bij het UWV niet beroepen op het handelen van de arbodienst. Contactpogingen vastleggen en bij een naderende termijn een andere bedrijfsarts inschakelen is dan de route.
Hoe stapt een werkgever over naar een andere arbodienst?
Een overstap begint bij het contract: daarin staan de looptijd, de opzegtermijn en de manier van opzeggen. Met die datum ligt vast vanaf wanneer de nieuwe bedrijfsarts of arbodienst het werk overneemt. De nieuwe afspraak over de bijstand van een bedrijfsarts legt de werkgever schriftelijk vast, zoals de Arbowet vraagt.
Lopen er ziekmeldingen, dan bepaalt de eerste ziektedag van elke werknemer welke stap als eerste komt. Heeft het bedrijf een ondernemingsraad, dan stemt die in met de overstap. De werknemers horen vooraf dat hun gegevens naar een nieuwe bedrijfsarts gaan.
Een overstap met lopend verzuim
1
Contract nalezen
Looptijd, opzegtermijn en de manier van opzeggen bij de huidige arbodienst.
2
Nieuwe bedrijfsarts vastleggen
Een schriftelijke overeenkomst met de nieuwe bedrijfsarts of arbodienst, ingaand op de datum van de overstap.
3
Lopende dossiers in kaart
Per zieke werknemer de eerste ziektedag, de stukken die er zijn en de eerstvolgende termijn.
4
Werknemers informeren
Vooraf, met de mogelijkheid om bezwaar te maken of met een machtiging voor de overdracht.
5
Dossiers overdragen
Het re-integratiedossier via de werkgever, de medische gegevens van bedrijfsarts naar bedrijfsarts.
6
Eerste consult
De nieuwe bedrijfsarts ziet de werknemer vóór de eerstvolgende termijn.
Overdracht per onderdeel
Re-integratiedossier
De werkgever, aan de nieuwe partij
Niet nodig, wel informeren
Administratieve gegevens
De oude arbodienst, op verzoek van de werkgever
Niet nodig, wel informeren
Medische gegevens lopende ziekmelding
De oude bedrijfsarts, aan de nieuwe bedrijfsarts
Informeren en bezwaar mogelijk als de ondernemingsraad instemde; anders uitdrukkelijke toestemming
Medische gegevens van eerder verzuim
De oude bedrijfsarts, aan de nieuwe bedrijfsarts
Altijd uitdrukkelijke toestemming
Wat gebeurt er met het verzuimdossier bij een overstap?
Een verzuimdossier bestaat uit twee delen. Het re-integratiedossier houdt de werkgever zelf bij: de probleemanalyse, het plan van aanpak, de evaluaties en de verslagen van gesprekken. Dat deel geeft de werkgever aan de nieuwe partij, en ook administratieve gegevens bij de oude arbodienst gaan op verzoek van de werkgever mee. Toestemming van de werknemer is daarvoor niet nodig; de werknemer wordt wel geïnformeerd.
Het medische deel valt onder het beroepsgeheim van de bedrijfsarts. De oude bedrijfsarts draagt alleen over wat de nieuwe nodig heeft voor de begeleiding van een lopende ziekmelding, rechtstreeks en beveiligd. Zolang niet bekend is wie de nieuwe bedrijfsarts is, bewaart de oude bedrijfsarts het dossier. De werkgever noemt daarom zo snel mogelijk de naam van de nieuwe bedrijfsarts.
Lopen de termijnen van de Wet verbetering poortwachter door bij een overstap?
Ja. Alle termijnen rekenen vanaf de eerste ziektedag, niet vanaf het begin van een contract. De probleemanalyse hoort binnen zes weken na die dag klaar te zijn, het plan van aanpak twee weken later, en de melding bij het UWV en de eerstejaarsevaluatie volgen gewoon op hun eigen moment. Een overstap halverwege verandert die termijnen niet.
Na twee jaar beoordeelt het UWV het hele traject in één re-integratieverslag, met medische informatie over het verloop vanaf het begin van de ziekte. Daarvoor heeft de nieuwe bedrijfsarts de gegevens van de vorige nodig. Ging er bij de oude arbodienst iets mis, dan telt dat bij het UWV niet als reden voor een gemiste stap: de werkgever is verantwoordelijk voor de deskundigen die de werkgever zelf inschakelt.
Onveranderd na een overstap
Termijnen vanaf de eerste ziektedag
Probleemanalyse in week 6, plan van aanpak in week 8, melding bij het UWV in week 42.
Eén re-integratieverslag
Het UWV kijkt naar de hele periode, ook de tijd bij de oude arbodienst.
Verantwoordelijkheid van de werkgever
Fouten of vertraging van de oude arbodienst gelden niet als deugdelijke grond.
Bij een arbodienst die niet reageert
Elke contactpoging vastleggen met datum, tijd en manier
De eerste ziektedag en de eerstvolgende termijn opzoeken
Bij een naderende termijn een andere bedrijfsarts inschakelen, zo nodig met een spoedconsult
De werknemer informeren dat een nieuwe bedrijfsarts het dossier oppakt
De nieuwe bedrijfsarts de medische gegevens laten opvragen bij de vorige
Het contract nalezen op opzegtermijn en tussentijds opzeggen
Wat doet een werkgever als de arbodienst niet reageert?
Reageert de arbodienst niet op een ziekmelding of een vraag, dan loopt de termijn toch door. De werkgever legt elke contactpoging vast met datum en manier, en zoekt op welke stap als eerste moet gebeuren. Is die termijn dichtbij, dan schakelt de werkgever voor die werknemer een andere bedrijfsarts in, zo nodig met een spoedconsult.
De nieuwe bedrijfsarts vraagt de medische gegevens op bij de vorige bedrijfsarts. Wat het lopende contract zegt over opzeggen en over kosten van een andere bedrijfsarts, staat in dat contract. Het gesprek over het contract kan daarna; de zieke werknemer en de termijn gaan voor.
Scan van het poortwachtersdossier
Bij een dossier dat van een andere arbodienst komt, is niet altijd duidelijk wat er al is gedaan. Een scan van het poortwachtersdossier zet op een rij welke stukken er zijn, welke ontbreken of hersteld moeten worden, en welke termijn als eerste komt. Daarna weet de werkgever wat er nog moet gebeuren en wat dat kost.
Overnemen zonder scan kan ook. Dan begint de begeleiding bij de eerstvolgende termijn en worden ontbrekende stukken onderweg aangevuld. Bij een werknemer die al lang ziek is, of in het tweede ziektejaar, geeft een scan vooraf meer zekerheid, omdat het UWV het hele traject beoordeelt.
Met scan
Eerst het overzicht
Voor 475 euro exclusief btw een overzicht van de stukken, wat ontbreekt en de eerstvolgende termijn, met een prijs voor wat er nog moet gebeuren.
Zonder scan
Direct verder
De begeleiding start bij de eerstvolgende termijn en wat ontbreekt, wordt onderweg aangevuld.
Onze tarieven
Losse tarieven, exclusief btw. Geen abonnement, geen bedrag per medewerker en geen opzegtermijn.
Scan poortwachtersdossier
bijvoorbeeld bij overname van een dossier van een andere arbodienst
475 euro
Eerste consult bedrijfsarts
op locatie of via beeldbellen
299 euro
Spoedconsult
bij een termijn die dichtbij is
419 euro
Plan van aanpak
door een casemanager
210 euro
Vervolgconsult
op locatie of via beeldbellen
239 euro
Veelgestelde vragen
Vragen over overstappen van arbodienst
Kan een werkgever tussentijds van arbodienst wisselen?
Dat hangt af van het contract met de arbodienst: daarin staan de looptijd, de opzegtermijn en of tussentijds opzeggen kan. Voor één werknemer een andere bedrijfsarts inschakelen kan ook terwijl het contract nog loopt.
Mag de werkgever het medisch dossier zelf naar de nieuwe arbodienst sturen?
Nee. De werkgever heeft geen toegang tot medische gegevens. De oude bedrijfsarts draagt die rechtstreeks over aan de nieuwe bedrijfsarts, beveiligd digitaal, persoonlijk of aangetekend. De werkgever geeft wel het re-integratiedossier door, zoals de probleemanalyse en het plan van aanpak.
Moet een werknemer toestemming geven voor de overdracht van het verzuimdossier?
Voor het re-integratiedossier en administratieve gegevens niet; de werknemer wordt wel geïnformeerd. Voor medische gegevens van een lopende ziekmelding volstaan informeren en de mogelijkheid van bezwaar als een ondernemingsraad met de overstap heeft ingestemd. Anders is uitdrukkelijke toestemming nodig, en voor gegevens over eerder verzuim altijd.
Wat gebeurt er als een zieke werknemer geen toestemming geeft voor de overdracht?
Dan begint de nieuwe bedrijfsarts een nieuw dossier. De oude bedrijfsarts mag gegevens die strikt noodzakelijk zijn voor de verdere begeleiding toch overdragen en laat de werknemer dat weten. De rest van het oude dossier blijft bij de oude bedrijfsarts.
Wat als de oude arbodienst het dossier niet overdraagt?
De oude bedrijfsarts bewaart het dossier zolang niet bekend is wie de nieuwe bedrijfsarts is. De werkgever geeft daarom de naam van de nieuwe bedrijfsarts door, en die vraagt de gegevens op. In de tussentijd ziet de nieuwe bedrijfsarts de werknemer, zodat de eerstvolgende termijn wordt gehaald.
Lopen de termijnen van de Wet poortwachter door als de werkgever van arbodienst wisselt?
Ja. Alle termijnen rekenen vanaf de eerste ziektedag. Een overstap verschuift de probleemanalyse in week 6, het plan van aanpak in week 8 of de melding bij het UWV in week 42 niet.
Heeft de ondernemingsraad iets te zeggen over een overstap van arbodienst?
Ja, als het bedrijf een ondernemingsraad heeft. De ondernemingsraad heeft instemmingsrecht op regelingen over arbeidsomstandigheden, ziekteverzuim en re-integratie. Die instemming bepaalt ook hoe het medisch dossier kan worden overgedragen.
Kan een verzuimdossier in het tweede ziektejaar nog worden overgenomen?
Ja, een lopend dossier kan op elk moment in de 104 weken worden overgenomen. In het tweede ziektejaar is een scan van het poortwachtersdossier verstandig, omdat het UWV het hele traject beoordeelt bij de WIA-aanvraag.
Wat kost het om een lopend verzuimdossier te laten overnemen door Flexbedrijfsarts?
Een scan van het poortwachtersdossier kost 475 euro en een eerste consult met de nieuwe bedrijfsarts 299 euro, exclusief btw. Daarna betaalt de werkgever per consult of per taak, zonder abonnement en zonder opzegtermijn.
Laatst bijgewerkt op 8 oktober 2026.
Verder lezen
Meer over arbodienst en verzuimdossier: arbodienst voor het mkb, casemanager verzuim, Wet verbetering poortwachter, bevoegdheden van de bedrijfsarts en re-integratieverslag, of bekijk alle tarieven.
Overstappen met een lopend dossier
Beschrijf de situatie: de eerste ziektedag, de stukken die er zijn en de huidige arbodienst. Op werkdagen bellen we binnen 2 uur terug en binnen 24 uur is een bedrijfsarts gekoppeld.