Beleid, protocol en rollen
Verzuimbeleid opstellen
Een verzuimbeleid legt vast hoe een organisatie met ziekteverzuim omgaat: wie wat doet als iemand zich ziek meldt, welke bedrijfsarts wordt ingeschakeld, wat er gebeurt om verzuim te voorkomen en hoe het wordt gemeten. Ook zonder HR-afdeling past dat op twee pagina’s.
Werkgevers die we hebben geholpen
Horecagroep Limburg
FH Infra
Quorn Foods
WRZ Service
Verzuimbeleid: de korte antwoorden
Wat is verzuimbeleid?
De afspraken over de omgang met verzuim: melden, begeleiden, voorkomen en meten. Het verzuimprotocol is daar een onderdeel van.
Is verzuimbeleid verplicht?
Een apart document schrijft de wet niet voor, maar elke werkgever moet een arbobeleid voeren waar de aanpak van verzuim onder valt. Concreet verplicht: een basiscontract met een bedrijfsarts, een risico-inventarisatie en -evaluatie en een preventiemedewerker.
Wie doet wat in het verzuimbeleid?
De leidinggevende houdt contact, de bedrijfsarts beoordeelt, de casemanager bewaakt de termijnen, de werkgever beslist over werk en loon.
Welke verzuimcijfers worden gemeten?
Het verzuimpercentage en de meldingsfrequentie. Samen zeggen ze of het om enkele lange gevallen gaat of om veel korte.
Wat kost verzuimbeleid?
Het beleid zelf niets. De bedrijfsarts wordt per consult betaald; een eerste consult kost 299 euro exclusief btw.
Het verschil tussen verzuimbeleid en verzuimprotocol
Een verzuimprotocol beschrijft de procedure: hoe en wanneer iemand zich ziek meldt, wanneer het eerste contact is, wanneer de bedrijfsarts in beeld komt. Het verzuimbeleid gaat een laag hoger. Daarin staat waarom het zo gebeurt, wie welke rol heeft, wat er gebeurt om verzuim te voorkomen en hoe wordt bijgehouden of het werkt.
Voor een kleine organisatie is het onderscheid vooral praktisch. Het protocol is het stuk dat de medewerkers krijgen en waarnaar de werkgever verwijst bij een ziekmelding. Het beleid is het stuk waar de werkgever en de leidinggevenden mee werken, en dat één keer per jaar tegen het licht wordt gehouden.
Een voorbeeld van een verzuimprotocol met de tien stappen die de Wet verbetering poortwachter voorschrijft, staat op een aparte pagina; de link staat onderaan.
Verzuimprotocol
De procedure
Het stuk dat de medewerkers krijgen.
Hoe en bij wie ziek melden
Wanneer het eerste contact is
Wanneer de bedrijfsarts in beeld komt
Verzuimbeleid
Het geheel
Het stuk waar werkgever en leidinggevenden mee werken.
De rollen en wie wat beslist
Preventie en het preventief spreekuur
Meten en één keer per jaar herzien
Verplicht voor elke werkgever
Arbowet
Toegang tot een bedrijfsarts
ook zonder ziekmelding
Basiscontract
met een arbodienst of rechtstreeks met een bedrijfsarts
Risico-inventarisatie en -evaluatie
met een plan van aanpak
Preventiemedewerker
tot 25 medewerkers mag de werkgever dat zelf zijn
Instemming
als die er is
van de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging
Bij langer verzuim komen de termijnen van de Wet verbetering poortwachter erbij.
Wat de wet minimaal vraagt
De Arbowet verplicht elke werkgever tot een beleid voor veilig en gezond werken, en de aanpak van ziekteverzuim hoort daarbij. Een apart document met de titel verzuimbeleid schrijft de wet niet voor, wel vier verplichtingen die er samen op neerkomen. Werknemers moeten toegang hebben tot een bedrijfsarts, ook zonder ziekmelding. Die afspraak ligt vast in een basiscontract, met een arbodienst of rechtstreeks met een bedrijfsarts via de maatwerkregeling. De werkgever heeft een risico-inventarisatie en -evaluatie met een plan van aanpak. En de werkgever heeft een preventiemedewerker; tot 25 medewerkers mag de werkgever dat zelf zijn. Heeft de organisatie een ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging, dan moet die instemmen met het verzuimbeleid.
Daarbovenop komt de Wet verbetering poortwachter zodra iemand langer ziek is: probleemanalyse in week zes, plan van aanpak in week acht, evaluaties, de melding bij het UWV in week 42, de eerstejaarsevaluatie in week 52 en het re-integratieverslag bij de WIA-aanvraag. Een verzuimbeleid dat die kalender niet noemt, mist het duurste onderdeel.
Wat de werkgever niet mag, staat ook vast. De werkgever vraagt bij een ziekmelding niet naar de aard of oorzaak van de klachten. Wel naar de verwachte duur, hoe iemand bereikbaar is, welke afspraken en werkzaamheden er lopen en of de ziekte met een ongeval te maken heeft waarbij een ander aansprakelijk is. Medische informatie loopt via de bedrijfsarts.
De vier onderdelen van een verzuimbeleid
Melden en het eerste contact. Wie belt de medewerker, op welke dag, en met welke vragen. Hoe sneller het eerste gesprek, hoe korter het verzuim gemiddeld duurt, en hoe kleiner de kans dat een ziekmelding een conflict wordt.
Begeleiden. Wanneer wordt de bedrijfsarts ingeschakeld, wie bewaakt de poortwachtertermijnen en wie beslist over aangepast werk. Bij bedrijven zonder HR is dit het onderdeel dat het vaakst ontbreekt; juist daar komt de loonsanctie vandaan.
Voorkomen. Wat de werkgever doet voordat iemand uitvalt: het preventief spreekuur waar een medewerker zelf naartoe kan, het gesprek bij signalen van overbelasting, en de afspraken over werkdruk en fysieke belasting uit de risico-inventarisatie.
Meten. Het verzuimpercentage zegt hoeveel werkdagen verloren gaan; de meldingsfrequentie zegt hoe vaak mensen zich ziek melden. Een hoog percentage met een lage frequentie betekent enkele lange gevallen, en dan draait alles om begeleiding. Een laag percentage met een hoge frequentie wijst op korte, herhaalde meldingen, en dan draait het om het eerste contact en om preventie.
Melden
Eerste contact
Wie belt, op welke dag en met welke vragen.
Begeleiden
Bedrijfsarts en termijnen
Wie de poortwachtertermijnen bewaakt en over aangepast werk beslist.
Voorkomen
Preventief verzuimbeleid
Het preventief spreekuur, signalen van overbelasting en de risico-inventarisatie.
Meten
Percentage en frequentie
Hoeveel werkdagen verloren gaan en hoe vaak iemand zich ziek meldt.
Leidinggevende
Houdt contact
Het eerste gesprek en aangepast werk, zonder medische vragen.
Bedrijfsarts
Beoordeelt
Wat iemand nog kan, de probleemanalyse en het advies over werkhervatting.
Casemanager
Bewaakt de termijnen
Plan van aanpak, evaluaties en de melding in week 42.
Werkgever
Beslist
Over werk en loon, en blijft verantwoordelijk.
Wie welke rol heeft
De leidinggevende houdt contact, voert het eerste gesprek en regelt aangepast werk. Medische vragen stelt de leidinggevende niet, en ook niet de vraag of iemand echt ziek is; dat is aan de bedrijfsarts.
De bedrijfsarts beoordeelt wat iemand nog kan, stelt de probleemanalyse op en adviseert over werkhervatting. Bij ons komt die per consult, zonder jaarcontract, en blijft het dezelfde arts gedurende het traject.
De casemanager bewaakt de termijnen en het dossier: plan van aanpak, evaluaties, de melding in week 42. Dat kan de werkgever zelf doen of per taak inkopen. De werkgever blijft verantwoordelijk voor de beslissingen over werk en loon.
Een voorbeeld van een verzuimbeleid in vijf afspraken
Een verzuimbeleid voor een kleine organisatie bevat vijf afspraken. De ziekmeldingsprocedure: bij wie, voor welk tijdstip, en wanneer het eerste contact volgt. Wie de bedrijfsarts is en hoe die wordt ingeschakeld. Wie de poortwachterkalender bewaakt, met de termijnen in de agenda. Wie de preventiemedewerker is en of de risico-inventarisatie actueel is. En wanneer het verzuimpercentage wordt bekeken, bijvoorbeeld elk kwartaal.
Opstellen kost een middag. Een verzuimbeleid van twee pagina’s dat iedereen kent, werkt beter dan een handboek dat niemand opent.
Het huidige verzuimpercentage als startpunt
Met het cijfer van nu is na een jaar te zien of het beleid iets oplevert.
Onze tarieven
Onze tarieven zijn exclusief btw. Dit is wat de bedrijfsarts en de casemanager per stap kosten.
Consult met probleemanalyse
week 6
€359,-
Plan van aanpak
week 8
€210,-
Eerstejaars- of eindevaluatie
week 52 en bij de aanvraag
€239,-
Actueel oordeel door de bedrijfsarts
bij de WIA-aanvraag
€419,-
Scan poortwachtersdossier
controle van een lopend dossier, ook bij overname van een andere arbodienst
€475,-
Veelgestelde vragen
Vragen over verzuimbeleid
Is een verzuimbeleid verplicht?
Een apart document schrijft de wet niet voor, maar de Arbowet verplicht elke werkgever tot een beleid voor veilig en gezond werken, en de aanpak van verzuim hoort daarbij. Concreet verplicht zijn toegang tot een bedrijfsarts via een basiscontract, een risico-inventarisatie en -evaluatie met plan van aanpak, en een preventiemedewerker. Zodra iemand langer ziek is, komen de termijnen van de Wet verbetering poortwachter erbij.
Wat is het verschil tussen verzuimbeleid en verzuimprotocol?
Het protocol is de procedure bij een ziekmelding: hoe, wanneer, bij wie. Het beleid is breder: de rollen, de preventie, de manier van meten en de reden achter de afspraken. Het protocol is een onderdeel van het beleid.
Wat mag een werkgever vragen als een werknemer zich ziek meldt?
De verwachte duur, hoe de werknemer bereikbaar is, welke afspraken en werkzaamheden er lopen, en of de ziekte samenhangt met een ongeval waarbij een ander aansprakelijk is. Niet naar de aard of oorzaak van de klachten. Medische informatie loopt via de bedrijfsarts.
Hoe wordt het verzuimpercentage berekend?
Het aantal verzuimde werkdagen gedeeld door het totaal aantal beschikbare werkdagen in dezelfde periode, keer honderd. Kijk daarnaast naar de meldingsfrequentie: het aantal ziekmeldingen per medewerker per jaar. Samen laten ze zien of het om lange of om korte gevallen gaat.
Is een preventiemedewerker verplicht?
Ja, elke werkgever. Tot 25 medewerkers mag de werkgever die rol zelf vervullen. De preventiemedewerker helpt bij de risico-inventarisatie en adviseert over veilig en gezond werken.
Kan een bedrijf zonder HR-afdeling dit zelf doen?
Ja, als de rollen belegd zijn. De leidinggevende houdt contact, de bedrijfsarts beoordeelt, en de termijnen bewaakt de werkgever zelf of een casemanager per taak. Het beleid hoeft niet langer te zijn dan twee pagina's.
Wat kost verzuimbeleid?
Het opstellen niets, behalve een middag tijd. De bedrijfsarts wordt per consult betaald: 299 euro voor een eerste consult, 239 voor een vervolgconsult en 359 met probleemanalyse, exclusief btw. Een casemanager wordt per taak afgerekend.
Hoe vaak moet het verzuimbeleid worden herzien?
Eén keer per jaar is een goed ritme, of eerder als de organisatie groeit, de cao verandert of het verzuimpercentage oploopt. Kijk dan vooral of de rollen nog kloppen en of de termijnen worden gehaald.
Is er een voorbeeld van een verzuimbeleid?
Een verzuimbeleid voor een kleine organisatie bevat vijf afspraken: de ziekmeldingsprocedure (bij wie, voor welk tijdstip, wanneer het eerste contact volgt), wie de bedrijfsarts is en hoe die wordt ingeschakeld, wie de poortwachtertermijnen bewaakt, wie de preventiemedewerker is en of de risico-inventarisatie actueel is, en wanneer het verzuimpercentage wordt bekeken.
Wat is preventief verzuimbeleid?
Het deel van het verzuimbeleid dat over voorkomen gaat: de risico-inventarisatie en -evaluatie met plan van aanpak, het preventief spreekuur waar een werknemer zonder ziekmelding bij de bedrijfsarts terechtkan, het gesprek bij signalen van overbelasting, en afspraken over werkdruk en fysieke belasting.
Moet de ondernemingsraad instemmen met het verzuimbeleid?
Ja. Een regeling over ziekteverzuim valt onder het instemmingsrecht van de ondernemingsraad, of van de personeelsvertegenwoordiging als die er is. Voert de werkgever het beleid zonder instemming in, dan kan de ondernemingsraad de nietigheid ervan inroepen.
Laatst bijgewerkt op 3 oktober 2026.
Verder lezen
Verzuimbeleid raakt aan de meeste pagina’s op deze site: het Verzuimbeleid hangt samen met het , het preventief spreekuur, de verzuimbegeleiding, de casemanager en de rekensom voor het mkb. Alle tarieven staan op één pagina. Zie ook frequent verzuim, ziekteverzuim terugdringen, verzuimgesprek en verzuimpercentage berekenen.
Hulp bij het inrichten van verzuimbeleid
Vertel hoe groot de organisatie is en wat er nu geregeld is. Wij zeggen wat er minimaal moet staan, welke arts erbij past en wat het per consult kost. Op werkdagen bellen we binnen 2 uur terug en binnen 24 uur is de arts gekoppeld.