Voorbeeld om over te nemen
Verzuimprotocol opstellen, met voorbeeld
Een verzuimprotocol is de afspraak tussen werkgever en medewerkers over wat er gebeurt bij ziekte: hoe iemand zich ziek meldt, wie wanneer contact opneemt, wat de bedrijfsarts doet en wat er van beide kanten wordt verwacht. De wet schrijft het protocol niet letterlijk voor, maar zonder heldere afspraken loopt elke ziekmelding anders.
Dag 1
ziekmelding bij de leidinggevende, op de manier die het protocol voorschrijft
Week 6
probleemanalyse door de bedrijfsarts
Week 8
plan van aanpak van werkgever en medewerker samen
10 stappen
in het voorbeeldprotocol, om over te nemen
Werkgevers die we hebben geholpen
Horecagroep Limburg
FH Infra
Quorn Foods
WRZ Service
Verzuimprotocol: de korte antwoorden
Wat is een verzuimprotocol?
Een document met de afspraken over ziekmelden, bereikbaarheid, contact, de bedrijfsarts en re-integratie, bekend bij alle medewerkers.
Is een verzuimprotocol verplicht?
Niet als los document. Wel moet de werkgever verzuimbeleid hebben en moeten medewerkers weten hoe ze zich ziek melden; een cao kan meer eisen.
Wie stelt het verzuimprotocol op?
De werkgever, in overleg met de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging als die er is. Een casemanager of arbodienst kan het opstellen.
Hoe lang moet een verzuimprotocol zijn?
Twee pagina’s. Alles wat langer is, wordt niet gelezen op de dag dat het nodig is.
Wat mag er niet in een verzuimprotocol?
Vragen naar de aard van de klachten. Een protocol dat medische informatie vraagt, is in strijd met de AVG.
Het poortwachtertraject van week 1 tot 104
Elke stap heeft een vaste week en een vaste eigenaar. De gemarkeerde stap hoort bij dit onderwerp; de andere stappen linken naar hun eigen uitleg.
De functie van een verzuimprotocol
Op de dag dat iemand zich ziek meldt, is er geen tijd om te bedenken wie belt, wat de werkgever mag vragen en wanneer de bedrijfsarts erbij komt. Een protocol legt dat vooraf vast, zodat de ziekmelding, het eerste contact en de stappen van de Wet verbetering poortwachter elke keer hetzelfde lopen. Voor de werknemer is het net zo belangrijk: die weet wat er wordt verwacht en wat niet.
Een goed protocol is kort en concreet, en iedereen kent het. Het staat in het personeelshandboek of op intranet, wordt bij indiensttreding uitgereikt en is afgestemd met de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging als die er is.
Het protocol vervangt de wet niet. De termijnen van de Wet verbetering poortwachter en de regels van de Autoriteit Persoonsgegevens gelden altijd; het protocol vertaalt ze naar het eigen bedrijf.
1
Dag 1
Melding bij de leidinggevende
De medewerker meldt zich bij de leidinggevende, niet via een collega of een berichtje.
2
Dag 1
Bereikbaarheid en duur, geen klachten
Bereikbaarheid en verwachte duur; naar de aard van de klachten wordt niet gevraagd.
3
Week 6
De bedrijfsarts uiterlijk in week 6
Uiterlijk in week 6 voor de probleemanalyse, of eerder als de situatie daarom vraagt.
De verplichte kern en de vrije keuzes
Vast staat: de werknemer meldt zich ziek bij de werkgever, de werkgever mag niet vragen wat iemand mankeert, de bedrijfsarts beoordeelt de belastbaarheid, en de termijnen van week 6, week 8, week 42, week 52 en week 104 gelden hoe dan ook. Ook het open spreekuur bij de bedrijfsarts is een recht dat de werkgever niet kan wegnemen.
Vrij te kiezen zijn de praktische afspraken: voor welk tijdstip iemand zich meldt, bij wie, hoe vaak de leidinggevende contact opneemt, of een medewerker thuis bereikbaar moet zijn en tussen welke tijden, en hoe een herstelmelding gaat. Die keuzes horen op papier en gelden voor iedereen.
Sancties horen in het protocol thuis, maar zorgvuldig: bij het niet naleven van controlevoorschriften mag de werkgever het loon opschorten, bij het weigeren van passend werk of het belemmeren van het herstel kan een loonstop volgen. Die bepalingen moeten passen bij de cao en de arbeidsovereenkomst.
Staat vast
Wat de wet vastlegt, ongeacht de afspraken
Deze punten gelden in elk protocol; het protocol vertaalt ze naar het eigen bedrijf.
Ziekmelding bij de werkgever
Niet vragen wat iemand mankeert
De bedrijfsarts beoordeelt de belastbaarheid
Termijnen van week 6, 8, 42, 52 en 104
Open spreekuur bij de bedrijfsarts
Eigen keuze
De praktische afspraken
Leg ze vast, dan weet iedereen wat er wordt verwacht.
Voor welk tijdstip en bij wie de melding komt
Hoe vaak de leidinggevende contact opneemt
Bereikbaarheid thuis en tussen welke tijden
Hoe een herstelmelding gaat
Sancties, nagekeken door een jurist
Voorbeeld van een verzuimprotocol
Dit voorbeeld bevat de stappen die de Wet verbetering poortwachter voorschrijft en de afspraken die daar in de praktijk bij horen. De werkgever vult de haken in en past de termijnen aan op het eigen bedrijf. Het is een voorbeeld, geen juridisch advies; de definitieve tekst gaat het best langs een arbeidsrechtjurist of de brancheorganisatie.
Verzuimprotocol [bedrijfsnaam]
Versie [datum]
1
Ziekmelding
De medewerker meldt zich op de eerste ziektedag vóór [tijdstip] telefonisch ziek bij de leidinggevende. Ziekmelden gaat niet via een collega, e-mail of bericht. De medewerker geeft door op welk adres en nummer die bereikbaar is en hoe lang de afwezigheid naar verwachting duurt. Naar de aard van de klachten wordt niet gevraagd.
2
Contact
De leidinggevende neemt binnen [aantal] werkdagen contact op en daarna minimaal elke [aantal] weken. Leidinggevende en medewerker bespreken wat de medewerker nog wel kan, welke werkzaamheden overgenomen moeten worden en wanneer ze elkaar weer spreken. Verandert de situatie, dan meldt de medewerker dat zelf.
3
Bereikbaarheid
De medewerker is op werkdagen tussen [tijden] bereikbaar op het doorgegeven adres en nummer voor contact met de werkgever en de bedrijfsarts. Bij een tijdelijk verblijf elders geeft de medewerker dat door.
4
Bedrijfsarts
Bij verzuim dat langer duurt dan [aantal] weken, of eerder als de situatie daarom vraagt, wordt de medewerker uitgenodigd voor een consult bij de bedrijfsarts. De medewerker verschijnt op afspraken en volgt de adviezen op. Uiterlijk in week 6 stelt de bedrijfsarts een probleemanalyse op. De medewerker kan de bedrijfsarts ook zelf bezoeken via het open spreekuur, zonder ziekmelding en zonder dat de werkgever daarover wordt geïnformeerd.
5
Plan van aanpak
Uiterlijk in week 8 stellen werkgever en medewerker samen een plan van aanpak op. Beide partijen evalueren het minimaal elke zes weken en leggen wijzigingen vast. In week 52 volgt de eerstejaarsevaluatie.
6
Passend werk
Kan de medewerker het eigen werk (nog) niet doen, dan zoeken werkgever en medewerker samen naar passend werk, eerst binnen het bedrijf en als dat niet lukt daarbuiten. Passend werk weigert de medewerker niet zonder overleg met de bedrijfsarts.
7
Privacy
De werkgever legt alleen vast wat nodig is voor de loondoorbetaling en de re-integratie: contactgegevens, verwachte duur, wat de medewerker nog kan en de gemaakte afspraken. Medische gegevens blijven bij de bedrijfsarts. Wat de medewerker uit zichzelf vertelt over de klachten, wordt niet vastgelegd.
8
Vakantie en herstel
Vakantie tijdens ziekte vraagt de medewerker aan bij de leidinggevende, met advies van de bedrijfsarts. Zodra de medewerker weer (gedeeltelijk) kan werken, volgt een hersteldmelding bij de leidinggevende, ook als het een dag eerder is dan afgesproken.
9
Niet nakomen
Komt de medewerker de afspraken uit dit protocol niet na, dan kan de werkgever de loondoorbetaling opschorten of, bij het weigeren van passend werk of het belemmeren van het herstel, stopzetten. Dit gebeurt altijd na een schriftelijke waarschuwing.
10
Second opinion en deskundigenoordeel
Is de medewerker het niet eens met het advies van de bedrijfsarts, dan kan die een second opinion vragen bij een andere bedrijfsarts; de werkgever betaalt. Bij een meningsverschil over de re-integratie kunnen werkgever en medewerker een deskundigenoordeel aanvragen bij het UWV.
Alles tussen vierkante haken vult de werkgever zelf in. Is er een ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging, dan stelt de werkgever het protocol met hun instemming vast en neemt het op in het personeelshandboek.
De invoering in het bedrijf
Na het invullen van de keuzes tussen haken gaat het protocol naar de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging en daarna in het personeelshandboek. Eén bespreking in een teamoverleg is meer waard dan een handtekening onder een document dat niemand leest.
Wie zeker wil weten dat de bepalingen kloppen met de cao en de arbeidsovereenkomsten, kan een casemanager of arbeidsjurist laten meelezen. Wij kijken graag mee naar het deel over de bedrijfsarts en de termijnen.
1
met de OR of PVT
Vaststellen
Met instemming van de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging als die er is.
2
in het handboek
Vastleggen
In het personeelshandboek of op intranet, en uitreiken bij indiensttreding.
3
voor leidinggevenden
Bekendmaken
Leidinggevenden weten wie belt, wat ze mogen vragen en wanneer de bedrijfsarts erbij komt.
4
bij elke wijziging
Bijhouden
Bij een nieuwe cao, een andere arbodienst of gewijzigde termijnen het protocol aanpassen.
Onze tarieven
Het voorbeeld is gratis. Voor de uitvoering betaalt de werkgever per taak, exclusief btw.
Telefonisch contact direct na ziekmelding
de eerste stap uit het protocol, uitgevoerd door de casemanager
€179,-
Consult met probleemanalyse
week 6
€359,-
Plan van aanpak
week 8
€210,-
Preventief consult
open spreekuur of op verzoek van de werkgever
€299,-
Veelgestelde vragen
Vragen over het verzuimprotocol
Wat is een verzuimprotocol?
Een document waarin een werkgever vastlegt hoe ziekmelden, contact tijdens ziekte, de inzet van de bedrijfsarts en de re-integratie in het bedrijf verlopen. Het maakt de wettelijke stappen uit de Wet verbetering poortwachter concreet voor werkgever en medewerker.
Is een verzuimprotocol verplicht?
De wet schrijft geen apart protocol voor. Wel moet een werkgever verzuimbeleid voeren en moeten medewerkers weten hoe ze zich ziek melden; een cao kan een protocol wel verplicht stellen. In de praktijk is een protocol de eenvoudigste manier om aan die eisen te voldoen en bij een geschil te laten zien welke afspraken golden.
Wat is het protocol voor ziekmelden?
De afspraken over de ziekmelding zelf: op de eerste ziektedag, vóór een vast tijdstip, telefonisch bij de leidinggevende, met opgave van bereikbaarheid en verwachte duur. De werkgever vraagt niet naar de aard van de klachten; dat mag niet volgens de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wat mag er niet in een verzuimprotocol staan?
Een verplichting om de aard van de klachten te melden, een verbod om naar de bedrijfsarts te gaan zonder toestemming, of sancties die verder gaan dan de wet toestaat. Ook afspraken die het open spreekuur bij de bedrijfsarts beperken, houden geen stand.
Welke sancties mag een werkgever opnemen?
Bij het niet naleven van controlevoorschriften, zoals bereikbaarheid, mag de werkgever het loon opschorten totdat de medewerker alsnog meewerkt. Bij het weigeren van passend werk of het belemmeren van het herstel kan de loondoorbetaling worden gestopt. Beide altijd na een schriftelijke waarschuwing en met inachtneming van de cao.
Moet de ondernemingsraad instemmen met het verzuimprotocol?
Ja. Regelingen op het gebied van ziekteverzuim vallen onder het instemmingsrecht van de ondernemingsraad, en ook een personeelsvertegenwoordiging moet ermee instemmen. Zonder OR of PVT bespreekt de werkgever het met de medewerkers en legt vast dat dit is gebeurd.
Hoe vaak moet een verzuimprotocol worden herzien?
Bij elke wijziging in wet of cao, bij een nieuwe bedrijfsarts of arbodienst, en in elk geval eens per jaar. Zet er een datum van de laatste versie op, zodat iedereen weet welke versie geldt.
Wat moet er in een verzuimprotocol staan?
Hoe en wanneer de medewerker zich ziek meldt, wanneer de leidinggevende contact opneemt, de bereikbaarheid tijdens ziekte, wanneer de bedrijfsarts in beeld komt, het plan van aanpak, passend werk, wat de werkgever wel en niet vastlegt, vakantie en hersteldmelding, wat er gebeurt als afspraken niet worden nagekomen, en de mogelijkheid van een second opinion en een deskundigenoordeel.
Mag een werknemer onder werktijd naar de dokter?
Als het bezoek niet buiten werktijd kan, heeft de werknemer recht op kort verzuimverlof met behoud van loon; de werknemer meldt dat zo snel mogelijk. Een cao kan andere afspraken bevatten. Een doktersbezoek is geen ziekmelding.
Laatst bijgewerkt op 3 oktober 2026.
Verder lezen
Bij het protocol horen ook de probleemanalyse, de casemanager verzuim, de loonsanctie en verzuimpreventie. Lees ook over loondoorbetaling bij ziekte en verzuimbeleid, of bekijk alle tarieven. Zie ook het plan van aanpak, frequent verzuim, verzuimgesprek, vakantie tijdens ziekte, werknemer ziek en wat een werkgever mag vragen bij ziekte.
Hulp bij het protocol of de uitvoering
Stuur het huidige protocol mee of vertel wat er vastgelegd moet worden. Wij kijken naar het deel over de bedrijfsarts en de termijnen, en nemen desgewenst de uitvoering per taak over. Op werkdagen bellen we binnen 2 uur terug.